Thai PBS Sci And Tech แนะนำวิธีเปลี่ยนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ใน Google Drive ให้คนอื่น แบบที่ไม่ต้องลบไฟล์แล้วลงใหม่ หรือแค่การแชร์ลิงก์ โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในไดร์ฟเรา

ใครเป็นบ้าง ? มีบัญชีของ “Google Drive” หลายบัญชี แยกไว้สำหรับการรับอีเมล สมัครสมาชิก การทำงาน หรือแยกเรื่องส่วนตัว ซึ่งโดยปกติแล้วการใช้งานหลายบัญชีจะไม่เป็นปัญหา ยกเว้นในกรณีที่พบว่าใส่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในบัญชี Drive ไม่ถูกต้อง และพยายามแก้ไขสิ่งต่าง ๆ เพียงแค่แชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์กับบัญชีที่ต้องการใช้

แต่นั่นไม่ใช่การแก้ปัญหาที่ถูกต้อง เพราะพบว่าไฟล์นั้นจะกินพื้นที่ในไดร์ฟทั้ง 2 บัญชี และถ้าหากต้องการมอบหมายงานในโฟลเดอร์นั้นให้เพื่อน การย้ายโฟลเดอร์หรือไฟล์ จึงจำเป็นอย่างมาก

อย่างไรก็ตาม เราสามารถเปลี่ยนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ใน Google Drive ได้ และไม่ใช่เรื่องยาก แค่ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. วิธีการแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์

ก่อนที่จะเปลี่ยนความเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ได้ จะต้องแชร์ไฟล์กับบุคคลที่จะเป็นเจ้าของก่อน

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. เลือก “แชร์” > กด “แชร์” อีกครั้งหนึ่ง
3. ในช่องเพิ่มบุคคลและกลุ่มให้เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องการแชร์ด้วย โดยสามารถ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ เช่น ผู้มีสิทธิ์อ่าน, ผู้แสดงความคิดเห็น และเอดิเตอร์ ที่สามารถจัดระเบียบ เพิ่มและแก้ไขไฟล์ได้

กำหนดสิทธิ์ให้เป็นเอดิเตอร์ เพื่อแชร์ไฟล์เสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเข้าไปโอนย้ายการเป็นเจ้าของไฟล์อีกรอบ หากไม่แชร์ก่อนจะไม่สามารถเข้าไปโอนย้ายได้

ขั้นตอนการแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์ให้กับบุคคลอื่น

2. วิธีโอนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ที่ต้องการแชร์ และเลือก “แชร์” > กด “แชร์” อีกครั้งหนึ่ง
2. คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ทางขวาของชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องการโอนย้าย ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกโอนความเป็นเจ้าของ
3. จะมีป๊อปอัปเด้งขึ้นมา เพื่อขอให้ยืนยันว่าต้องการ “โอนความเป็นเจ้าของ" ให้กับบุคคลนั้น จากนั้นให้เลือก “ส่งคำเชิญ”

วิธีการโอนความเป็นเจ้าของโฟล์เดอร์ให้กับบุคคลอื่น

3. เจ้าของใหม่ต้อง "กดยอมรับ" ในอีเมลก่อน

อีเมลจะถูกส่งไปหาเจ้าของคนใหม่ ชื่อ “คำเชิญให้เป็นเจ้าของ [ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์] ” โดยจะมีมีปุ่ม 2 ปุ่ม คือ "กดยอมรับ" หรือ "กดปฏิเสธความเป็นเจ้าของ" พร้อมด้วยคำเตือนว่าการเป็นเจ้าของเนื้อหาอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของบัญชีนั้น

กรณีที่ไม่ได้รับอีเมลไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม สามารถยอมรับความเป็นเจ้าของได้ด้วยวิธีอื่น ๆ ดังนี้

1. ไปที่ Google Drive คลิกโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่แชร์ (วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหา คือ การคลิกเมนูด้านซ้ายมือที่ระบุว่า "แชร์กับฉัน")
2. ด้านบนของหน้า จะเห็นตำแหน่งและชื่อของโฟลเดอร์หรือไฟล์ และจะมี “ไอคอนคนสองคน” ระบุว่า "แชร์กับฉัน" จากนั้นให้คลิกไปที่ไอคอน

ผู้ที่ได้รับการโอนให้เข้าไปเช็กอีเมล หรือเข้า Google Drive จะมีเมนูแชร์กับฉัน เพื่อเข้าไปยืนยันรับสิทธิ์การเป็นเจ้าของ

3. หน้าต่างป๊อปอัปจะแสดงรายชื่อว่า คุณอาจเป็นเจ้าของคนใหม่ และจะมีปุ่มที่ระบุว่า “ยอมรับการเป็นเจ้าของไหม” คลิกที่ปุ่มนั้น และจะมีป๊อปอัปใหม่เด้งขึ้นมาให้กดยอมรับ

การจะรับสิทธิ์การเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์นั้นได้ เจ้าของใหม่จะต้องกดยอมรับการเป็นเจ้าของก่อน

หลังจากที่ยอมรับการโอนความเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์นั้นแล้ว เจ้าของคนก่อนจะได้รับอีเมลแจ้ง หรือกรณีที่ปฏิเสธการโอนความเป็นเจ้าของ ก็จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปที่เจ้าของเก่าด้วยเช่นกัน

แต่หากต้องการ “ยกเลิกการโอนสิทธิ์เป็นเจ้าของ” ให้ย้อนกลับไปขั้นตอนการแชร์โฟลเดอร์ จะมีป๊อปอัปเด้งขึ้นมา ให้ไปดูข้างหลังอีเมลของบุคคลที่แชร์จะมีสามเหลี่ยมให้กดเลือกได้ว่า กำหนดสิทธิ์บุคคลนั้นแค่ไหน หรือจะกดยกเลิกการโอนสิทธิ์ก็ได้เช่นกัน

ตราบใดที่เจ้าของใหม่ยังไม่กดยอมรับ เจ้าของเก่าสามารถกดยกเลิกการโอนสิทธิ์เป็นเจ้าของได้

ข้อควรรู้ก่อนโอนการเป็นเจ้าของไฟล์ให้บุคคลอื่น

1. เมื่อมีการโอนย้ายการเป็นเจ้าของไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปยังเจ้าของใหม่เรียบร้อยแล้วนั้น เจ้าของเก่ายังสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นได้อยู่ โดยมีระดับสิทธิ์เป็นเอดิเตอร์ จนกว่าเจ้าของใหม่จะเข้าไปกำหนดสิทธิ์ ยกเลิกการแชร์ให้เจ้าของเก่า

2. หากเจ้าของใหม่ลบไฟล์ที่ถูกโอนย้ายนั้นไปแล้ว เจ้าของเก่าก็ “ไม่มีสิทธิ์” เข้าถึงไฟล์นั้นได้เช่นกัน

เมื่อแชร์ไฟล์ไปให้ใครแล้ว ต้องมั่นใจจริง ๆ ว่าบุคคลที่เป็นเจ้าของใหม่เราใส่อีเมลถูกต้อง และเป็นบุคคลที่ต้องการส่งต่อสิทธิ์ให้จริง ๆ เพราะไม่เช่นนั้น เราอาจจะถูกยกเลิกเข้าถึงไฟล์สำคัญนั้นได้

ที่มาข้อมูล : The Verge
ที่มารูปภาพ : Freepik @ijeab

อัปเดตข้อมูลแวดวงวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี รู้ทันโลกไอที และโซเชียลฯ ในรูปแบบ Audio จาก AI เสียงผู้ประกาศของไทยพีบีเอส ได้ที่ Thai PBS

“รอบรู้ ดูกระแส ก้าวทันโลก” ไปกับ Thai PBS Sci & Tech

สรุปประเด็นให้โดย Generative AI

How to โอนความเป็นเจ้าของโฟลเดอร์-ไฟล์ ใน Google Drive ไปยังบัญชีอื่น