Thai PBS Verify รวบรวม 4 วิธีง่าย ๆ แต่ได้ผลในการปกป้องข้อมูลสำคัญไม่หลุดไปสู่สาธารณะ
ตัวอย่างภาพข้อมูลส่วนตัวที่อยู่บนแพลตฟอร์มรูปภาพออนไลน์
ข้อมูลหลุดได้อย่างไร ?
Cyber Press รายงานว่า Pinterest เคยพบข้อมูลผู้ใช้หลายล้านรายการรั่วไหลสู่สาธารณะ 6 ล้านรายการ สาเหตุหลักเกิดจากการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่ไม่เข้มงวด หากบัญชีตั้งค่าโปรไฟล์เป็นสาธารณะ ข้อมูลที่โพสต์หรือแชร์บางส่วนอาจถูกค้นพบได้ง่าย และบางครั้งผู้ใช้ก็อาจเผลอแชร์พินหรือกระดานที่มีข้อมูลส่วนตัวโดยไม่ตั้งใจ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลส่วนตัวรั่วไหล ผู้ใช้ควรตรวจสอบและปรับตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของบัญชีให้อยู่ในระดับเหมาะสม หลีกเลี่ยงการโพสต์เอกสารหรือข้อมูลสำคัญลงบนกระดานสาธารณะ
4 วิธีการป้องกันเพื่อไม่ให้ข้อมูลเอกสารส่วนตัวหลุด
- การเข้ารหัสและป้องกันด้วยรหัสผ่าน
โปรแกรมส่วนใหญ่ เช่น Adobe Acrobat หรือ Microsoft Office สามารถตั้งรหัสผ่านให้กับไฟล์ PDF เพื่อความปลอดภัยได้ นอกจากนี้จำเป็นต้องกำหนดรหัสผ่านสำหรับจำกัดสิทธิ์การใช้งาน เช่น ป้องกันการพิมพ์ การแก้ไข หรือการคัดลอกข้อความและรูปภาพออกจากเอกสาร
รวมไปถึงควรสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากและรัดกุม โดยผสมผสานระหว่างตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ พิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์พิเศษ
- การปิดทับข้อมูลอย่างถาวร
หากจำเป็นต้องส่งต่อเอกสารที่มีข้อมูลส่วนตัว เช่น หมายเลขบัตรประชาชน รายละเอียดทางการเงิน หรือข้อมูลสุขภาพ การใช้แถบสีดำปิดทับอาจไม่ใช่วิธีที่ปลอดภัยเสมอไป เพราะบางครั้งอาจมีเทคนิคที่สามารถเอาออกได้ ควรใช้เครื่องมือ Redact ที่มีอยู่ในโปรแกรมจัดการไฟล์ PDF โดยเฉพาะ ฟังก์ชันนี้จะลบข้อมูลออกจากไฟล์อย่างถาวร ไม่สามารถกู้คืนหรือมองเห็นได้อีก ช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างแท้จริง
- การใส่ลายน้ำดิจิทัล
การใส่ลายน้ำลงในเอกสาร เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกคัดลอกหรือเผยแพร่ต่อโดยไม่ได้รับอนุญาต อีกทั้งยังแสดงความเป็นเจ้าของเอกสาร โดยสามารถเพิ่มชื่อ โลโก้บริษัท หรือข้อความอย่าง เช่น “เอกสารลับ” หรือ “สำหรับใช้ภายในเท่านั้น” เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของและเตือนผู้รับถึงสถานะของเอกสาร
- การจำกัดและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง
นอกจากการป้องกันไฟล์ด้วยรหัสหรือการเข้ารหัสแล้ว การจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารก็เป็นอีกขั้นตอนที่จำเป็น โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีการแชร์ข้อมูลภายในอยู่เสมอ
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง : หากเอกสารถูกเก็บไว้บน Cloud หรือเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร ควรใช้ระบบจัดการเอกสารที่สามารถตั้งค่าการเข้าถึงให้พนักงานแต่ละคนเห็นเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตน
- ติดตามการใช้งานเอกสาร : เลือกใช้ระบบที่สามารถบันทึกประวัติการเข้าถึง แก้ไข หรือดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อช่วยตรวจสอบย้อนหลังและเพิ่มความโปร่งใสในการจัดการข้อมูล
การแชร์หรือเก็บเอกสารสำคัญในโลกออนไลน์โดยไม่ระวัง อาจทำให้เอกสารสำคัญของคุณรั่วไหลสู่สาธารณะโดยไม่รู้ตัว ดังนั้นอย่ารอให้เกิดปัญหา จัดการเอกสารส่วนตัวอย่างรัดกุมด้วยการเข้ารหัส ปิดทับ ใส่ลายน้ำ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง เพราะความปลอดภัยของข้อมูลไม่ใช่เรื่องไกลตัว การป้องกันตั้งแต่วันนี้ คือวิธีดีที่สุดที่จะรักษาความเป็นส่วนตัวของคุณ
ที่มา :
ศูนย์เฝ้าระวังการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล – PDPC Eagle Eye
6 Million Records of Pinterest Database Leaked – What’s Inside!
